Versiones obsoletas
Riesgo operativo y de auditoría al usar documentos no vigentes o sin trazabilidad de cambios.
SHAREPOINT + POWER AUTOMATE + IA RESPONSABLE
Gestione con Inteligencia la Documentación de su Sistema de Gestión.
Transforme documentos dispersos, versiones obsoletas y aprobaciones manuales en un repositorio oficial único, seguro y auditable en Microsoft 365, con asistencia de IA bajo criterios de gobierno.
El Problema
El Costo Oculto de la Dispersión Documental
Búsquedas lentas
Tiempo perdido localizando evidencias y la “última versión” entre carpetas, correos y PDFs.
Aprobaciones manuales
Revisión por correo y controles informales que frenan el negocio y aumentan el riesgo.
La solución
Ciclo de Gestión Inteligente de la Documentación Basado en 3 Capas Funcionales
Capa 1: Arquitectura en SharePoint
Repositorio único, navegable y seguro con bibliotecas, metadatos y permisos por rol.
Capa 2: Automatización con Power Automate
Flujos de revisión, aprobación y publicación con trazabilidad y control de cambios.
Capa 3: Hiperautomatización con IA Responsable
Consulta y análisis de documentación soportada con agentes IA con supervisión humana y gobierno.
LA METODOLOGÍA
Hoja de Ruta en Solo 6 Semanas
Semana 1
1. Descubrimiento
- Identificar necesidades y prioridades de optimización del ciclo de gestión documental
Semana 2
2. Diseño - SHAREPOINT
- Arquitectura inteligente de bibliotecas, mapas de navegación y reglas para la gestión documental digital
Semana 3
3. Depuración documentos
- Revisar pertinencia, jerarquía, actualización y vinculación de documentación por procesos
Semana 4
4. Implementación - SHAREPOINT
- Parametrización de etiquetas
- Alimentación de bibliotecas
- Asignación de permisos
- Generación de listas maestras
Semana 5
5. Automatización – POWER AUTOMATE
- Optimización procedimiento control de cambios
- Digitalización solicitud de cambios
- Creación flujo de trabajo control de cambios
- Validación de flujo automatización
- Actualización procedimiento gestión documental
Semana 6
6. Habilitación IA - COPILOT
- Establecer reglas de uso responsable
- Diseñar casos de uso con salvaguardas
- Estandarizar Prompts y procedimiento de uso
- Validar capacidades de Agente de IA
7. Capacitación de usuarios
El Impacto
El Impacto de la Gestión Inteligente de la Documentación
¿Listo para iniciar la transformación de su gestión documental?
Sesión estratégica en línea (30–45 min) para identificar brechas, riesgos y un alcance priorizado. Ideal para organizaciones con SG activo o en proceso de certificación.
- ✓ Mapa de situación actual (documentos, versiones y evidencias)
- ✓ Identificación de riesgos en auditoría y operación
- ✓ Hoja de ruta priorizada para un piloto en Microsoft 365